Accesso agli atti: anche i database sono documenti amministrativi

Commento all'ordinanza n. 1033/2025 del TAR Sardegna (Sezione Prima).

Il nostro Studio ha assistito e rappresentato alcuni operatori pubblicitari nel procedimento che ha portato alla fondamentale ordinanza n. 1033/2025 del TAR Sardegna (Sezione Prima), con la quale è stato affermato un principio di importanza cruciale per l’evoluzione del diritto di accesso agli atti amministrativi nell’era digitale: i dati contenuti in una banca dati informatica costituiscono a tutti gli effetti un “documento amministrativo” accessibile, alla stessa stregua dei tradizionali archivi cartacei.

L’ordinanza, emessa nel procedimento n. 734/2025 promosso da diverse società del settore pubblicitario contro il Comune di Cagliari, respinge la tesi secondo cui la conservazione digitale dei dati possa limitare il diritto di accesso, chiarendo una volta per tutte che la forma digitale non esclude la sostanza documentale.

Caso di specie: il diniego di accesso al censimento digitale degli impianti pubblicitari

Le società ricorrenti avevano richiesto al Comune di Cagliari l’accesso al censimento degli impianti pubblicitari, consistente in un database contenente informazioni geolocalizzate, tipologiche e anagrafiche degli impianti.

Il Comune ha opposto un diniego sostenendo che:

• non esisteva un “documento” da riprodurre, ma solo dati grezzi inseriti in un database;
• la richiesta equivarrebbe a una richiesta di elaborazione dati, vietata dall’art. 2 del D.P.R. 184/2006;
• la divulgazione avrebbe potuto ledere la privacy degli operatori commerciali.

Le motivazioni del TAR Sardegna: perché il database è un documento amministrativo

Il Collegio giudicante ha accolto il ricorso, argomentando in modo chiaro e sistematico:

1. Il database è un documento amministrativo

Il TAR ha richiamato la nozione ampia di “documento amministrativo” di cui all’art. 22, comma 1, lett. d) della L. 241/1990, che include ogni rappresentazione elettromagnetica del contenuto di atti detenuti dalla P.A. Un database strutturato e utilizzato istituzionalmente rientra in tale definizione, non essendo diverso da un archivio cartaceo organizzato.

2. Nessuna richiesta di elaborazione dati

Le ricorrenti non chiedevano alla P.A. di svolgere nuove elaborazioni, ma solo di accedere a dati già organizzati e stabilmente detenuti nell’ambito di un’attività amministrativa. Il censimento era già stato strutturato in schede per ogni impianto e caricato su piattaforma informatica.

3. Motivazione postuma inammissibile

Il Comune ha tentato di integrare in giudizio le ragioni del diniego (privacy, lotta all’abusivismo), ma il TAR ha ricordato che la motivazione postuma attraverso memorie difensive è inammissibile se non già presente negli atti del procedimento.

Il Giudice, peraltro, ha richiamato la recente sentenza del TAR Campania Salerno n. 5604/2025, che aveva già stabilito: “i dati raccolti in una banca dati non sono esclusi dall’ambito di applicazione del diritto di accesso, trattandosi semplicemente di una modalità di archiviazione ed organizzazione dei dati che ha sostituito gli archivi cartacei”.

Conclusioni

Si può concludere che, per quanto concerne le implicazioni pratiche per cittadini e imprese, tale ordinanza:

• Rafforza il diritto di accesso anche nei confronti delle banche dati pubbliche;
• Impone alle P.A. di considerare i database come documenti amministrativi a tutti gli effetti;
• Facilita il controllo democratico su attività amministrative sempre più digitalizzate;
• Sminuisce il rischio di dinieghi pretestuosi basati sulla forma digitale dei dati.

Avv. Francesco Laruffa